Тендер з вибору агенції або готелю для організації конференції в м. Київ

Шановні партнери!

             Благодійна організація «БЛАГОДІЙНИЙ ФОНД «ПРАВО НА ЗАХИСТ» запрошує вас до участі в тендері з вибору агенції або готелю для організації  конференції в м. Київ, яка включатиме проживання, харчування, оренду конференц-зали, технічне забезпечення.Детальна інформація наведена нижче:24 липня1. Заселення 25 осіб в номери з 14:00,

25 липня – конференція

1. Сніданок у готелі на 25 осіб з 8.00 до 09.00

2. Оренда конференц-зали на цілий день для проведення конференції на 45 осіб, яка буде поділена на дві зони, або потрібне додаткове приміщення задля проведення двох паралельних панелей (з можливістю учасникам вільно переміщатися між зонами).

Схема проведення конференції:

10:00 - 11:00 - спільна панель – розсадка театром.

11:30 - 12:30 - дві паралельні панелі – круглі столи.

13:00 - 14:00 - дві паралельні панелі - круглі столи.

15:00 - 16:00 - дві паралельні панелі - круглі столи. 

16:30 - 17:30 - спільна панель - розсадка театром.

3. Вітальна кава/чай для всіх учасників в місці проведення конференції (45 учасників) з 9:30 до 10:00 

4. Вода в пляшках негазована об’ємом 0,5 л, - 45 шт.

5. Кава-брейк в місці проведення конференції на 45 осіб з 11:00 до 11:30 

6. Обід (фуршетом) в місці проведення конференції на 45 осіб з 14.00 до 15.007. Друга кава-брейк в місці проведення конференції на 45 осіб з 16:00 до 16:30 

8. Вечеря (фуршетом) в місці проведення конференції на 45 осіб з 18.00 до 20:00*Зала для спільного пленарного засідання буде потім використана як одна з зал для круглого столу.Конференція буде проходити в офлайн та онлайн режимах. Плануються також спікери онлайн.Кількість учасників на спільній панелі – 40-50,Кількість учасників на круглих столах – 20-25.Технічне забезпечення конференції 25 липня:

1) Забезпечення проведення як спільних панелей, так і двох паралельних із повною звукоізоляцією – потрібна буде апаратура звукознімання.

2) Забезпечення синхронного перекладу (українська та англійська мови), до якого матимуть доступ учасники і офлайн, і онлайн протягом усього заходу на кожній з сесій. Підключення офлайн частини перекладу та звукопідсилення до Зум конференції (обладнання).

3) Апаратура для синхронного перекладу + послуги інженера

4) Кабіна для перекладачів + послуги інженера

5) Трансляція у зум та на ютуб. У зумі має бути можливість чути оригінал та переклад. На ютуб може бути тільки українська трансляція.

6) Трансляція на екран: презентацій учасників, виступи онлайн, учасників у зумі. Для цього потрібні додаткові лептопи.

7) Забезпечення мікрофонами спікерів (5 радіомікрофонів на спільні панелі та по 10 настільних на кожну з паралельних панелей (всього 20 настільних мікрофонів).

8) Забезпечення колонками + їх монтаж та демонтаж, доставка, послуги інженера.

9) Забезпечення екраном та проектором обох конференц-зал, де буде проходити конференція.

10) Забезпечення камерами в кожній конференц-залі.

11) Послуги оператора в кожній із зал.

12) Два акаунти Зум Pro версія (по одному для кожної зали).

26 липня1. Сніданок в готелі на 25 осіб з 8:00 до 10.00,2. Виселення з готелю.

*Оренда конференц-зали та номерів в готелі для учасників конференції можуть бути надані різними готелями. Головне, щоб готелі були у пішій досяжності*В першу чергу розглядатимуться конференц-зали на мінусових поверхах для можливості проведення заходу під час можливої повітряної тривоги.

Оплата буде здійснюватися за безготівковим розрахунком, частковою попередньою оплатою на юридичну особу або фізичну-особу підприємця.

Просимо надати пропозицію, яка включатиме:

- фото номерів, які ви пропонуєте, їх опис,

- фото і опис конференц-зали: розмір, кількість місць для сидіння, можливість розташування вказаними способом,

- інформацію про оренду, встановлення і обслуговування протягом заходу переліченої апаратури та аксесуарів,

- інформацію про розташування готелю та конференц-зали (якщо вони в різних приміщеннях – вказати віддаленість готелю від зали),

- меню харчування та кава-брейків (просимо запропонувати 1 варіант меню або кілька варіантів однакової загальної вартості харчування та включити цю вартість у вашу пропозицію),

- цінову пропозицію, яка включає всі перелічені послуги, а також всі податки та збори (не включаючи туристичний),

- умови оплати (відсоток попередньої оплати та післяплати),

- реєстраційні документи вашої організації.

Просимо надати вашу пропозицію у вигляді чіткої загальної ціни за вищевказані вимоги на адресу tender@r2p.org.ua до 09.06.2023р., 23:59 за київським часом.Рішення щодо результатів тендеру буде прийняте протягом п’яти робочих днів після завершення збору пропозицій. Тому просимо зберігати вашу пропозицію чинною протягом цього терміну.

У разі виникнення питань щодо тендерної процедури Ви можете звернутися до Анни Усової a.usova@r2p.org.ua 067 867 16 37.

Щодо деталей проведення конференції просимо звертатися до Наталії Проскуренко: n.proskurenko@r2p.org.ua  0509329975

Нагадуємо, що пропозиції до тендеру приймаються виключно на адресу tender@r2p.org.ua