Тендері з вибору івент-агенції або готелю для організації проведення форуму
Шановні партнери!
Благодійна організація «БЛАГОДІЙНИЙ ФОНД «ПРАВО НА ЗАХИСТ» запрошує вас до участі тендері з вибору івент-агенції або готелю для організації проведення форуму, яке включатиме проживання, харчування та оренду конференц-зали. Для проведення заходу розглядаємо готелі в містах Львів, Івано-Франківськ або Чернівці з наявністю конференц-зали.
Детальна інформація і розклад наведені нижче:21 червня - заїзд учасників (орієнтовно 14:00)19:00 вечеря22 червняСніданок для проживаючих в готеліОренда зали з 9:00 до 18:0011:00-11:30 кава13:00-14:00 обід16:00-16:30 кава18:00 вечеряЗ 14:00 до 16:00 по можливості оренда додаткових 2 залів місткістю до 30-40 осіб для роботи в групах
23 червняСніданок для проживаючих в готеліОренда зали з 9:00 до 18:0011:00-11:30 кава13:00-14:00 обід16:00-16:30 кава18:00 вечеряЗ 14:00 до 16:00 по можливості оренда додаткових 2 залів місткістю до 30-40 осіб для роботи в групах
24 червняСніданок для проживаючихВиїзд учасників (орієнтовно 12:00)
Проживання:
3 ночі (21.06-24.06.2023) на 100 осіб:36 осіб – одномісні номери (36),64 особи – двомісне поселення з окремими ліжками (32 двомісні номери).
Вимоги до конференц-зали:
- велика конференц-зала (зі столами) для 100 осіб-резидентів дуже бажано у цокольному / напівпідвальному приміщенні,
- можливість вільного пересування учасників приміщенням конференц-зали;
- оснащення кондиціонером;
- оснащення бездротовим інтернет-звʼязком;
- оснащення фліпчартом з комплектуючими (папір, маркери);
- оснащення проектором, екраном та колонками;
- забезпечення учасників заходу питною водою впродовж двох днів заходу (забезпечення води в пляшках негазованої об’ємом 0.5 л по 100 пляшок на кожен день Форуму / можливість безкоштовного використання кулера з питною водою у вільному доступі);
Додаткові вимоги до організації харчування учасників:
- кава-паузи щонайменше мають включати: чай (чорний та зелений), кава (розчинна), цукор, вершки (фасовані), печиво (в асортименті), булочки / круасани / бутерброди;
- обіди щонайменше мають включати: першу страву (наприклад, суп / борщ) другу страву (наприклад, картопля + відбивна котлета + салат), чай, каву, хліб в асортименті;
- вечері щонайменше мають включати: основну страву (наприклад, м’ясо / риба + гарнір), салат, хліб та напої (чай, кава) в асортименті.
Оплата буде здійснюватися за безготівковим розрахунком, частковою попередньою оплатою на юридичну особу або фізичну-особу підприємця, яка обов’язково не є платником ПДВ.
Просимо надати пропозицію, яка включатиме:
- фото номерів, які ви пропонуєте, їх опис,
- фото конференц-зали,- опис конференц-зали: розмір, розташування, кількість місць для сидіння, наявність вказаної апаратури та аксесуарів,
- інформацію про розташування готелю,
- меню харчування та кава-брейків (просимо запропонувати 1 варіант меню або кілька варіантів однакової загальної вартості харчування та включити цю вартість у вашу пропозицію),
- цінову пропозицію, яка включає всі перелічені послуги, харчування, а також всі податки та збори,
- умови оплати (відсоток попередньої оплати та післяплати),
- реєстраційні документи вашої організації.
Просимо надати вашу пропозицію у вигляді чіткої загальної ціни за вищевказані вимоги на адресу tender@r2p.org.ua до 05.06.2023р. включно.Рішення щодо результатів тендеру буде прийняте протягом п’яти робочих днів після завершення збору пропозицій. Тому просимо зберігати вашу пропозицію чинною протягом цього терміну.
У разі виникнення питань Ви можете звертатися до Анни Усової за електронною поштою a.usova@r2p.org.ua або за номером 067 867 16 37.
Нагадуємо, що пропозиції до тендеру приймаються виключно на адресу tender@r2p.org.ua