«Цифрова евакуація»: як у Державному архіві Київської області оцифровують архівні документи в умовах війни

Збереження документів Національного архівного фонду та забезпечення доступу до них — одне з ключових завдань державних архівів. Поряд із фізичним зберіганням і реставрацією важливим напрямом цієї роботи є оцифрування.

Після початку повномасштабного вторгнення воно стало ще й способом захистити інформацію, зафіксовану в архівних документах, від можливої втрати. Через масштаби фондів фізично евакуювати навіть найцінніші документи у разі безпосередньої загрози надзвичайно складно. Тому одним зі способів їхнього захисту стала так звана «цифрова евакуація» — переведення документів в електронну форму.

Як відбувається цей процес — від перевірки фізичного стану кожного аркуша до появи цифрової копії у відкритому доступі — розповідаємо на прикладі роботи Державного архіву Київської області (ДАКО).

Як зберегти, якщо фізична евакуація неможлива

Оцифровувати свої фонди Державний архів Київської області почав ще до повномасштабного вторгнення. Після 24 лютого 2022 року цей напрям став одним із пріоритетних.

Ще напередодні вторгнення, за словами директорки ДАКО Соф’ї Каменєвої, працівники закладу визначили документи, які мали б підлягати першочерговій евакуації. Таких нарахували близько 150 тисяч — і це навіть не 10% матеріалів, що зберігаються в архіві. Однак з’ясувалося, що фізично евакуювати навіть таку кількість практично неможливо.

«Для цього знадобилася б така кількість транспорту, яку нереально було б задіяти. Тому ми вирішили, що вихід — цифрова евакуація архівних документів, тобто переведення паперових носіїв в електронну форму», — говорить керівниця ДАКО.

Водночас реальність загрози стала очевидною вже у перші дні великої війни. Будівля архіву розташована неподалік Київської телевежі, у яку 1 березня 2022 року влучила російська ракета. Тоді одним із пріоритетів для оцифрування визначили унікальну «Колекцію карт і креслень Київської губернії» — фонд № 1542, що містить документи за 1781–1919 роки: плани населених пунктів і земель, топографічні карти та спеціальні креслення.

Проєкт потребував не лише оцифрування, а й попередньої реставрації документів та спеціального обладнання для переведення в електронний формат. За підтримки міжнародних партнерів цю роботу вдалося провести комплексно. Нині оцифровано вже понад 6,7 тисячі унікальних карт і креслень, а їхні електронні копії доступні у пошуковій базі ДАКО.

Від документа до цифрової копії

Сьогодні в архіві працюють шість камер, за допомогою яких щодня створюють близько 7 тисяч сканів.

Серед документів, які переводять у цифровий формат, — дворянські справи Київської губернії середини та кінця ХІХ століття, книги реєстрації актів цивільного стану початку та середини ХХ століття, листи остарбайтерів — жителів Київщини, яких під час Другої світової війни примусово вивезли до нацистської Німеччини та багато інших цінних свідчень історії. Нині ДАКО також розпочав масштабний проєкт з оцифрування господарських книг, які є важливим джерелом для генеалогічних досліджень та відновлення родинних історій повоєнного часу.

Але перш ніж документ потрапить під об’єктив камери, фахівці перевіряють кожен аркуш справи. Близько 20% документів перед оцифруванням потребують реставрації.

«У нас діє правило: документ оцифровується один раз, тому він має бути у максимально доброму фізичному стані. Це не просто покласти аркуш паперу під сканер і зробити його електронну копію, а набагато складніший процес», — пояснює директорка ДАКО.

Після оцифрування копії зберігають на сервері архіву або у хмарному сховищі. Далі їх необхідно систематизувати, пов’язати з обліковими даними та завантажити до пошукової бази. Тому між скануванням документа і його появою у відкритому доступі може минути два-три місяці.

Понад 105 мільйонів цифрових копій по всій Україні

Робота ДАКО — частина масштабного процесу, який охоплює всю систему державних архівів.

Упродовж 2022–2025 років українські державні архівні установи створили понад 105,5 млн цифрових копій документів. А на початку 2026 року Державна архівна служба України затвердила нову Програму оцифрування архівних інформаційних ресурсів на 2026–2030 роки. Вона передбачає створення ще понад 150 млн цифрових копій. До цієї роботи залучені центральні, галузеві та регіональні державні архіви — як самостійно, так і у співпраці з українськими та міжнародними партнерами.

Оцифрування не замінює збереження оригіналу. Але воно дозволяє рідше працювати з крихкими документами, відкривати архівні матеріали для людей незалежно від місця їхнього перебування, а під час війни — зберегти зафіксовану в них інформацію навіть тоді, коли сам фізичний носій може опинитися під загрозою.

«Ми не припиняємо рухатися цим шляхом, оскільки саме так можемо захистити наші архівні документи, які є частиною історичної та культурної спадщини України», — говорить Софія Каменєва.

Читайте також: Вже 26 державних архіви уклали міжнародні угоди про масове оцифрування документів

Підпишіться на наш Телеграм