Як правильно оформити звернення до архіву?

Звернення до архіву може бути усним чи письмовим.

Усне звернення викладається громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку через визначені контактні центри, телефонні “гарячі лінії” та записується (реєструється) посадовою особою.

Подати письмове звернення до архіву можна трьома найпоширенішими способами – звичайною поштою, електронною поштою або ж безпосередньо в архіві.

Для отримання інформації в архівах у зверненні зазначають:• прізвище, ім’я, по батькові громадянина;• місце проживання громадянина;• суть порушеного питання (із зазначенням хронологічних рамок запитуваної інформації, тобто, вказати, за які роки потрібна інформація) та, у разі потреби, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги.

Письмове звернення повинно підписуватися заявником (заявниками) із зазначенням дати.

В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження (ст. 5 Закону України «Про звернення громадян»).